Коротко. Журнал учёта стирки спецодежды фиксирует, что и когда сдавалось в стирку и возвращалось; вместе с договором и актами он подтверждает исполнение ст. 221 ТК РФ при проверке ГИТ. Вести можно на бумаге или электронно. Ниже что должно быть в журнале, образец заполнения, шаблон и типичные ошибки.

Заместитель директора по охране труда производственной компании в Тосно в марте 2025 года получил предписание ГИТ. Среди 5 нарушений главным было отсутствие журнала стирки спецодежды. На предприятии 110 сотрудников, парк 130 комплектов, стирка через подрядчика 2 раза в неделю последние 4 года.

Подрядчик исправно выдавал акты приёма-передачи каждый месяц. Бухгалтерия их подшивала в папку. Но систематического журнала, в котором отражена каждая стирка по сотрудникам, не было.

Штраф 50 000 рублей юр-лицу плюс 5 000 рублей должностному лицу. Срок устранения 30 дней. Через 3 недели зам. директора восстановил журнал на основе актов и переписки с подрядчиком, ввёл систему еженедельного учёта. Повторная проверка прошла без замечаний.

Эта статья про журнал стирки. Что должно быть, как заполнять, как избежать ошибок и где можно перейти на электронный формат.

График стирки спецодежды на доске учёта производственного предприятия — График сдачи спецодежды в стирку на производстве. Визуальный контроль помогает не пропускать циклы и вести журнал без пробелов.

Зачем нужен журнал

По ст. 221 ТК работодатель обеспечивает СИЗ. Это включает регулярную стирку и документацию.

Журнал стирки выполняет три функции:

Доказательство для ГИТ: при проверке инспектор требует подтверждения регулярной стирки за последние 12 месяцев. Без журнала нет доказательства.
Контроль внутри предприятия: руководитель видит сколько потрачено на стирку, у кого пробелы, где утечки.
Защита при инцидентах: если работник заболел или получил травму, и есть подозрение что причиной стала непостиранная одежда, журнал поможет защитить работодателя.

Без журнала риск штрафа по ст. 5.27.1 ч. 1 КоАП до 80 000 рублей юр-лицу. Подробнее в статье про штрафы ГИТ.

Что должно быть в журнале

Минимальный набор полей

Колонка	Что
1. Номер записи	Сквозная нумерация
2. Дата	Дата фактической стирки
3. Количество комплектов	Кол-во штук
4. Тип одежды	Куртки / брюки / халаты / комбинезоны
5. ФИО или таб. номер	Чьи комплекты (или «общий парк» при централизованной)
6. Кто сдал в стирку	ФИО ответственного
7. Кто принял после стирки	ФИО ответственного
8. Реквизиты акта приёма-передачи	Номер и дата (если на аутсорсе)
9. Подпись	Принявшего/сдавшего
10. Примечания	Замена, повреждения, ChlorkaCert и т.д.

Дополнительные поля для централизованной стирки

Номер партии (для отслеживания через RFID)
Режим стирки (если важен, например, дезинфекция при 90 °C)
Стоимость по акту

Дополнительно для аутсорса

Подрядчик (название, ИНН)
Реквизиты договора с подрядчиком
Сертификаты использованных средств (приложение к журналу)

Кто ведёт журнал и сроки хранения

Журнал ведёт работодатель. Конкретный исполнитель назначается приказом: как правило это специалист по охране труда или завхоз. Без приказа о назначении ответственного журнал формально ничей, и ГИТ это отметит.

Типичная схема ответственности на производстве:

Специалист ОТ заполняет журнал после каждой сдачи и возврата партии.
Руководитель подразделения сверяет записи раз в месяц и ставит отметку «проверено».
Бухгалтерия сверяет журнал с актами и счетами подрядчика раз в квартал.

Срок хранения журнала: ТК РФ не устанавливает прямой нормы для журнала стирки, но практика ГИТ показывает запросы за 3 года. Рекомендуем хранить не менее 5 лет, то есть столько же, сколько личные карточки выдачи СИЗ по Приказу Минтруда № 766н. Проще сразу завести правило: архив журнала хранится вместе с архивом личных карточек.

После истечения срока хранения журналы уничтожаются по акту (аналогично кадровым документам). Электронные копии удаляются из систем с фиксацией в протоколе уничтожения.

Связь журнала с актами и договором

Журнал не работает изолированно. Он часть системы из трёх документов:

Договор с подрядчиком фиксирует, что стирка вообще предусмотрена: периодичность, нормы, ответственность.
Акты приёма-передачи подтверждают факт конкретной партии: количество, дата, подписи обеих сторон.
Журнал собирает все акты в хронологическую летопись: инспектор видит без пробелов каждую стирку за год.

Частая ошибка: договор есть, акты есть, журнала нет. ГИТ расценивает это как отсутствие системного контроля, даже если стирка фактически делалась регулярно. Связь трёх документов должна быть прямой: каждая запись в журнале ссылается на конкретный акт по номеру и дате, а каждый акт хранится вместе с журналом или пронумерован в приложении к нему.

Если договор с подрядчиком предусматривает электронный кабинет, уточните в договоре, что выгрузка из кабинета имеет юридическую силу первичного документа. Иначе при проверке потребуется бумажная распечатка с подписями.

Как журнал помогает при проверке ГИТ

Инспектор ГИТ при выездной проверке по охране труда запрашивает документы по СИЗ в определённом порядке. Сначала смотрит перечень должностей с вредными условиями и нормы выдачи. Затем личные карточки выдачи. Затем подтверждение стирки.

На этапе стирки нужен журнал плюс договор плюс акты. Если журнала нет, инспектор выдаёт предписание независимо от наличия актов: акты доказывают отдельные факты, но не систему. Журнал доказывает систему.

Три сценария взаимодействия с ГИТ:

Ситуация	Есть журнал	Нет журнала
Плановая проверка	Проходит, замечаний нет (при корректном ведении)	Предписание + штраф до 80 000 руб.
Внеплановая по жалобе работника	Подтверждает, что стирка была регулярной	Нет доказательств, сложно оспорить жалобу
Расследование несчастного случая	Показывает дату и состояние одежды до инцидента	Нет данных, ответственность труднее снять

Чем подробнее журнал (дата, партия, RFID-номера, подписи), тем меньше вопросов у инспектора и тем быстрее проходит проверка.

Образец заполненной страницы

Предприятие: ООО «Пример». Период: январь-декабрь 2026. Ответственный: Иванов И.И., специалист по охране труда (приказ № 12 от 15.01.2026).

#	Дата	Кол-во	Тип одежды	Кому/общий парк	Кто сдал	Кто принял	Акт АПП	Подпись	Примечание
001	15.01.2026	25	Куртки + брюки	Общий парк	Иванов И	Семёнова	12/01/26	_____
002	18.01.2026	22	Куртки + брюки	Общий парк	Иванов И	Семёнова	12/02/26	_____
003	22.01.2026	30	Куртки + брюки	Общий парк	Иванов И	Семёнова	12/03/26	_____	1 куртка возврат повреж.
004	25.01.2026	27	Куртки + брюки	Общий парк	Иванов И	Семёнова	12/04/26	_____
005	29.01.2026	28	Куртки + брюки + халат	Общий парк	Иванов И	Семёнова	12/05/26	_____	+ 1 халат лаб.
006	01.02.2026	24	Куртки + брюки	Общий парк	Иванов И	Семёнова	13/01/26	_____

В каждой строке должны быть подписи. Пробелы недопустимы, минимум «нет стирок» с причиной.

Где взять шаблон

Готовый Excel/Word шаблон журнала по нашему образцу доступен по запросу. Включает:

Заглавная страница с реквизитами
Таблица учёта стирок
Таблица актов приёма-передачи (приложение)
Таблица сертификатов соответствия (приложение)
Инструкция по заполнению (1 страница)

Альтернатива, ваша внутренняя ERP-система или электронный кабинет от подрядчика. Главное чтобы данные содержали все 10 минимальных полей.

Как часто заполнять

После каждой стирки. Если стирок не было:

Неделя без стирок: запись «отсутствие стирок, [причина: каникулы / праздники / простой / отпуск ответственного]»
Месяц без стирок: запись «вынужденная пауза [причина]»

Пропуски без объяснения = подозрение на неведение журнала задним числом.

Чистые комплекты спецодежды, сложенные после стирки и готовые к возврату работникам — Возврат спецодежды после стирки. Каждый возврат фиксируется в журнале отдельной строкой с подписью принявшего.

Электронный журнал

По ст. 22.1 ТК работодатель имеет право вести кадровый документооборот в электронном виде. Журнал стирки относится к локальным нормативным актам, его тоже можно вести электронно.

Варианты:

Вариант 1. Excel/Google Sheets

Простая таблица с теми же 10 колонками. Хранить в общей папке с резервным копированием. По требованию ГИТ распечатать и подписать.

Плюс: бесплатно, легко стартовать. Минус: подписи нет, ГИТ может попросить распечатанную версию.

Вариант 2. Электронный кабинет подрядчика

Если подрядчик предлагает кабинет (стандарт для Pro и Enterprise тарифов), там автоматически фиксируется каждая стирка с RFID-привязкой. Выгрузка в любое время.

Плюс: автоматизация, минимум ручного труда. Минус: зависимость от подрядчика, при смене может быть сложно перенести историю.

Вариант 3. ERP-система или 1С

Включить учёт стирки в общий ERP. Каждая стирка проводится как операция, привязывается к договору с подрядчиком, формирует записи.

Плюс: интеграция с бухгалтерией. Минус: настройка ERP стоит денег, не подходит для малого предприятия.

Вариант 4. RFID-учёт с автоматизацией

RFID-метка + сканеры на приёмке/возврате. История каждого комплекта в реальном времени. Журнал генерируется автоматически.

Плюс: ноль ручного труда, объективные данные. Минус: стоимость инфраструктуры, требует Pro или Enterprise тарифа.

Подробнее в статье про RFID-учёт.

Типичные ошибки в ведении журнала

Ошибка 1. Заполнение задним числом

Бухгалтерия один раз в месяц копирует данные из актов в журнал. Все записи одной даты, одинаковым почерком, одинаковыми чернилами. ГИТ это видит.

Решение: вести по факту, каждый раз когда стирка прошла.

Ошибка 2. Только цифры без подписей

В журнале только записи без подписей принявшего и сдавшего. Это не доказательство, любая запись может быть «дописана».

Решение: подпись обязательна для каждой строки. На электронном кабинете, e-подпись.

Ошибка 3. Только название «куртки»

Записи общие: «куртки 25 штук». Какие куртки, чьи, какой сертификат, в какой партии, не указано.

Решение: тип одежды + ФИО или табельные номера + реквизиты партии.

Ошибка 4. Пробелы между записями

Записи в январе и марте, в феврале нет. Без объяснения. ГИТ спросит «а как стирали в феврале», ответа не будет.

Решение: каждый период с записью или объяснением паузы.

Ошибка 5. Только бумага без сканов

Журнал на бумаге, бухгалтерия не делает копию. Если бумага потеряется или сгорит, нет ничего.

Решение: ежемесячное сканирование, копия в облачном хранилище или у подрядчика.

Что приложить к журналу

Журнал не существует один. К нему должны быть приложения:

Приказ о назначении ответственного за стирку
Положение о порядке обеспечения СИЗ (внутренний ЛНА)
Договор с подрядчиком на стирку
Акты приёма-передачи каждой партии (см. статью про акты)
Сертификаты соответствия использованных подрядчиком средств
Журнал актов внеплановой замены спецодежды
Личные карточки выдачи СИЗ работникам

Все вместе образуют compliance pack для ГИТ. Подробнее в статье про подготовку к проверке.

Реальный кейс: производство в Тосно

Клиент в начале статьи. Что делали при восстановлении журнала:

Запросили у подрядчика акты за последние 12 месяцев (110 актов)
Восстановили журнал на основе актов: каждая стирка отдельной записью
Помечали каждую запись «дубликат, восстановлен по архиву на дату 01.04.2025»
Собрали подписи у ответственных задним числом (с этой пометкой)
Подготовили compliance pack: журнал + приказы + договор + акты + сертификаты

При повторной проверке инспектор проверил журнал, увидел пометку «дубликат», запросил подтверждающие акты. Когда они были предъявлены без пробелов, замечаний не было.

С момента восстановления, журнал ведётся еженедельно специалистом ОТ + ежемесячный аудит руководителем. Параллельно подключили RFID-учёт через подрядчика, который автоматически выдаёт выписку.

FAQ

Обязательно ли вести журнал? Да, по ст. 221 ТК + Приказ Минтруда № 766н. Без журнала нарушение, штраф до 80 000 рублей юр-лицу.

Можно ли в электронном виде? Да, по ст. 22.1 ТК. RFID-кабинет или внутренняя CRM могут заменять бумагу.

Что обязательно в журнале? Дата, количество и тип, ФИО владельца, подписи принявшего/сдавшего, реквизиты акта.

Как часто заполнять? После каждой стирки. Если пробел, запись «нет стирок [причина]».

Кто ведёт? Работодатель у себя на основе актов подрядчика. Журнал работодателя главный.

Сколько хранить? Минимум 5 лет, вместе с личными карточками выдачи СИЗ. После истечения срока уничтожается по акту.

Что делать, если журнал не вели раньше? Восстановить на основе архивных актов с пометкой «восстановлено по архиву», указать дату восстановления и подписи ответственных. Начать вести регулярно с текущего момента.

Связанные материалы

Получить шаблон журнала

Если хотите готовый Excel/Word шаблон журнала со всеми приложениями (10 страниц + инструкция), напишите запрос. Бесплатно после короткого описания вашего случая.

Запросить шаблон журнала стирки.

Решить задачу под ключ

Отдав стирку на аутсорс, журнал вести проще: наши акты закрывают учёт. промышленная стирка спецодежды от 256 ₽/кг, полный прайс.

Журнал стирки спецодежды, образец и правила ведения