Акты приёма-передачи спецодежды, образцы и правила

Коротко. Передачу спецодежды в стирку оформляют актами приёма-передачи: при выдаче работнику, при сдаче в стирку, при возврате и при списании. Акты вместе с журналом стирки подтверждают организованный уход за СИЗ при проверке ГИТ. Электронные акты можно вести через RFID. Ниже типы актов, шаблоны и частые ошибки.

В январе 2025 года между производственным предприятием в Колпино и подрядчиком на стирку начался спор. На партии из 50 комплектов после возврата клиент обнаружил повреждённые молнии на 4 куртках. Подрядчик утверждал что эти повреждения были до сдачи, клиент, что появились в стирке.

Акт приёма-передачи в стирку был, но без описания состояния. Просто «передано 50 комплектов». Спор разрешился в пользу подрядчика, потому что доказать что молнии были целы при сдаче, клиент не мог.

Через 4 месяца клиент перешёл к нам. С первой партии мы ввели детальные акты с фото-фиксацией состояния. За полгода работы 0 спорных ситуаций.

Эта статья про акты приёма-передачи. Какие нужны, как заполнять, где обычно ошибаются, и как готовый шаблон позволяет защититься от споров и штрафов.

Какие акты нужны: 4 типа

1. Акт выдачи СИЗ работнику

Когда работник получает комплект первый раз. По Приказу Минтруда № 766н должна быть личная карточка работника + акт первой выдачи.

В акте:

• Дата
• ФИО работника, должность, табельный номер
• Тип СИЗ, артикул, размер
• Дата выдачи
• Подпись работника
• Подпись ответственного за выдачу

Кто подписывает: работник и специалист по охране труда или завхоз (назначенный приказом). Без подписи работника акт юридически ничтожен: ГИТ расценит выдачу как неподтверждённую, что ведёт к штрафу по ч. 1 ст. 5.27.1 КоАП.

Срок хранения: срок носки СИЗ плюс 5 лет после списания комплекта. Если сотрудник уволен, личная карточка и акт хранятся ещё 5 лет после даты увольнения.

2. Акт приёма-передачи в стирку

При сдаче партии подрядчику.

В акте:

• Дата
• Количество и тип комплектов
• ФИО или табельные номера владельцев
• Состояние при сдаче (чистые/грязные, целые/повреждённые)
• Номер партии (если RFID)
• Кто сдал (ФИО ответственного со стороны клиента)
• Кто принял (ФИО водителя или менеджера подрядчика)
• Подписи обеих сторон

Кто подписывает: со стороны заказчика, ответственный за выдачу/учёт СИЗ (инженер по охране труда или кладовщик по доверенности); со стороны подрядчика, водитель-экспедитор по доверенности или менеджер. Доверенность на водителя обязательна, иначе он не уполномочен принять претензию по качеству.

Срок хранения: не менее 5 лет. Это основание для расчётов с подрядчиком и доказательство при проверке ГИТ.

Как защищает при споре: если подрядчик вернул партию с повреждением, а в акте сдачи указано «целые», бремя доказывания переходит на подрядчика. Без такой записи доказать вину чужой прачечной практически невозможно.

3. Акт возврата после стирки

При получении партии обратно.

В акте:

• Дата
• Количество и тип комплектов
• Состояние при возврате (чистые, без повреждений)
• Качество стирки (по визуальной оценке от 1 до 5)
• Подписи обеих сторон
• Замечания при наличии

Кто подписывает: те же уполномоченные лица, что подписывали акт сдачи. Подпись получателя без предварительного осмотра партии означает безоговорочную приёмку, и претензии по качеству после этого предъявить затруднительно.

Срок хранения: не менее 5 лет, в паре с актом сдачи. ГИТ проверяет оба документа в связке.

Как защищает при споре: подписанный акт возврата с пометкой «претензий нет» закрывает цикл. Если замечания есть, их фиксируют в акте до подписания, а не после, иначе суд расценит факт подписания как согласие с качеством.

4. Акт списания (внеплановой замены)

Когда комплект выходит из строя.

В акте:

• Дата
• Тип комплекта, артикул, инвентарный номер
• Причина списания (преждевременный износ, повреждение, невыводимое загрязнение)
• Решение (замена за счёт работодателя / возмещение работником при умышленном повреждении)
• Подписи комиссии (минимум 3 человека)

Кто подписывает: комиссия минимум из 3 человек: руководитель или его заместитель, специалист по охране труда, представитель бухгалтерии (для списания с баланса). Отсутствие кворума делает акт оспоримым.

Срок хранения: не менее 5 лет после списания. При налоговой проверке акты списания подтверждают обоснованность расходов на замену СИЗ.

Готовые шаблоны

Шаблон акта приёма-передачи в стирку

АКТ ПРИЁМА-ПЕРЕДАЧИ СПЕЦОДЕЖДЫ В СТИРКУ № [номер]

г. ________ "___" ________ 2026 г.

Заказчик: [полное наименование, ИНН]
Подрядчик: [полное наименование, ИНН]
Договор: № [номер] от [дата]

Передано в стирку:

#	Тип одежды	Артикул	Кол-во	Состояние при сдаче	Владелец (ФИО/таб.№)
1	Куртка	ART-001	25	грязные, целые	Общий парк смена А
2	Брюки	ART-002	25	грязные, целые	Общий парк смена А
3	Куртка	ART-001	1	грязные, повреж.	Иванов И.И. таб.123

Итого: 51 комплект, общий вес: 76.5 кг

Особенности партии:
[ ] стандартная стирка
[X] усиленный режим (категория B по ChlorkaCert)
[ ] дезинфекция
[ ] восстановление пропитки

ChlorkaCert (если применимо): № [номер]

Сдал от Заказчика: ___________________________ /Иванов И.И./
                   подпись                  расшифровка

Принял от Подрядчика: _________________________ /Семёнов А.А./
                   подпись                  расшифровка

Срок возврата: не позже [дата+SLA в часах]

Шаблон акта возврата после стирки

АКТ ВОЗВРАТА СПЕЦОДЕЖДЫ ПОСЛЕ СТИРКИ № [номер]

г. ________ "___" ________ 2026 г.

Заказчик: [полное наименование, ИНН]
Подрядчик: [полное наименование, ИНН]
Договор: № [номер] от [дата]
Связано с актом приёма-передачи: № [номер] от [дата]

Возвращено после стирки:

#	Тип одежды	Артикул	Кол-во принято	Кол-во возвращено	Состояние
1	Куртка	ART-001	25	25	OK
2	Брюки	ART-002	25	25	OK
3	Куртка	ART-001	1	1	категория B (по ChlorkaCert)

Качество стирки оценивается по 5-балльной шкале: ____ из 5
(1, плохо; 3, удовл; 5, отлично)

Замечания: [нет / есть, описать]

Принял от Подрядчика: _________________________ /Иванов И.И./
                   подпись                  расшифровка

Сдал от Заказчика: ____________________________ /Семёнов А.А./
                   подпись                  расшифровка

Стирка проведена в соответствии с условиями договора.
Заказчик претензий по качеству не имеет / имеет (нужное подчеркнуть).

Главные ошибки в актах

1. Не указывается состояние при сдаче

«Передано 50 комплектов» без уточнения.

Решение: всегда писать «грязные, целые» или «грязные, 1 повреждение [описание]». При споре потом, доказательная база.

2. Не указываются ФИО владельцев

«Партия общая, 50 комплектов».

При расследовании инцидента, не понять чей комплект.

Решение: либо ФИО/таб.номера каждого владельца, либо привязка к смене/бригаде/отделению.

3. Только подпись водителя

Принял от подрядчика подпись водителя. Водитель не имеет полномочий принимать претензии или решать вопрос качества.

Решение: подпись менеджера подрядчика по электронной почте в течение 24 часов после доставки. Это акцепт по ст. 438 ГК.

4. Нет фото

Особенно для категорий B и C по ChlorkaCert. Без фото при возврате нельзя доказать что состояние не изменилось после стирки.

Решение: фото каждого комплекта при сдаче и при возврате. Сейчас у всех смартфоны, это 30 секунд на комплект.

5. Акты только в бумажной форме

Бумажный акт может потеряться, можно «забыть» подписать.

Решение: дублировать в электронном виде (PDF) с e-подписью. RFID-кабинет подрядчика часто это делает автоматически.

Сроки хранения и архивирование актов

Срок хранения актов приёма-передачи спецодежды не регламентирован отдельным нормативом, но складывается из нескольких требований одновременно.

Во-первых, ст. 221 ТК РФ обязывает работодателя обеспечивать надлежащий уход за СИЗ и хранить подтверждающие документы. Инспектор ГИТ при плановой проверке вправе запросить документацию за последние 3 года. Во-вторых, акты связаны с расчётами между организациями, а первичные учётные документы по бухгалтерскому законодательству хранятся 5 лет. В-третьих, акты списания нужны для налоговых проверок и хранятся 5 лет после периода, в котором расходы были признаны.

Практическое правило: хранить все акты минимум 5 лет. Для вредных производств (1-й и 2-й класс условий труда) многие охотники труда рекомендуют 10 лет, потому что профессиональные заболевания могут проявиться спустя годы, и тогда работодателю потребуется доказать, что СИЗ выдавались и обслуживались правильно.

Тип акта	Минимальный срок хранения	Кто хранит
Акт выдачи СИЗ работнику	5 лет после списания/увольнения	Работодатель (охрана труда)
Акт приёма-передачи в стирку	5 лет	Обе стороны (оригинал у каждой)
Акт возврата после стирки	5 лет	Обе стороны (оригинал у каждой)
Акт списания	5 лет после списания	Работодатель (бухгалтерия)

Электронный архив с e-подписью удобнее бумажного: поиск по номеру акта или дате занимает секунды, а при пожаре или потопе документы не теряются. Мы храним PDF-акты за последние 5 лет в облаке и дублируем их на сервер клиента при наличии такой договорённости.

Связь акта с журналом стирки

Акт и журнал, две стороны одной системы. Журнал, агрегированный учёт у работодателя. Акт, документация конкретной партии.

В журнале есть колонка «реквизиты акта». Это связка.

При проверке ГИТ инспектор смотрит:

1. В журнале есть запись о стирке такой-то даты
2. Запись ссылается на акт АПП № X
3. Акт АПП есть в папке, подписан, состояние указано
4. Если есть жалоба или замечание, оно зафиксировано в акте + есть запись в журнале

Если связь нарушена (есть запись в журнале, но нет акта; или есть акт, не отражён в журнале), нарушение в обе стороны.

Подробнее в статье про журнал.

Электронные акты через RFID

Если у вас Pro или Enterprise тариф с RFID-учётом, акты могут формироваться автоматически:

1. При сдаче подрядчик сканирует партию (каждая RFID-метка считывается)
2. Система генерирует акт АПП с перечнем всех меток
3. Кабинет показывает статус в реальном времени (в стирке / на возврате)
4. При возврате повторное сканирование, генерация акта возврата
5. Акты в электронном виде с e-подписью, дублируются в облако

Это полностью убирает ручной труд по составлению актов и снижает риск ошибок. Подробнее в статье про RFID-учёт.

Реальный кейс: производство в Колпино

Клиент в начале статьи. Что изменилось после перехода:

1. Каждая партия сопровождается двусторонним актом (АПП + возврат) с фото
2. Состояние при сдаче и возврате описано детально
3. ChlorkaCert на сложных партиях фиксирует прогноз результата
4. Хранение электронных PDF-актов с e-подписями в облаке (5 лет)
5. Связь с журналом стирки автоматическая

Через 8 месяцев работы, 0 спорных ситуаций. ГИТ проверка прошла без замечаний по СИЗ. Время на составление актов сократилось в 3 раза за счёт RFID-автоматизации.

Чек-лист акта

• [ ] Дата прописана
• [ ] Количество и тип комплектов указаны
• [ ] ФИО владельцев или принадлежность смене/бригаде
• [ ] Состояние при сдаче описано детально
• [ ] Подписи обеих сторон с расшифровкой
• [ ] Связь с актом возврата (если двусторонний)
• [ ] Связь с актом приёма-передачи (если возврат)
• [ ] Связь с журналом (через номер записи)
• [ ] Фото при категории B-C по ChlorkaCert
• [ ] Электронная копия в архиве

Если 8+ пунктов из 10, акт оформлен правильно.

FAQ

Обязательны ли акты? Да, по Приказу Минтруда № 766н + ст. 720 ГК. При проверке ГИТ обязательны.

Какие виды нужны? 4 типа: выдача, в стирку, возврат, списание.

Можно ли совмещать? Акт АПП в стирку + возврат можно объединить в один двусторонний.

Что обязательно? Дата, количество, тип, ФИО, состояние, подписи, реквизиты партии.

Где ошибаются? Не указывают состояние при сдаче, только подпись водителя, нет фото для категорий B-C.

Сколько хранить акты? Минимум 5 лет. На вредных производствах рекомендуется 10 лет.

Кто должен подписывать акт возврата? Тот же уполномоченный сотрудник, что принимал партию. Подписать до осмотра нельзя, иначе претензии по качеству закрываются автоматически.

Связанные материалы

• Журнал стирки спецодежды
• 7 вопросов инспектора ГИТ
• RFID-учёт спецодежды
• Сертификат отстирываемости (ChlorkaCert)

Получить шаблоны актов

Если хотите готовые Word/PDF-шаблоны 4 актов (АПП в стирку, возврата, выдачи, списания) с инструкцией заполнения, бесплатно.

Запросить шаблоны актов.

Решить задачу под ключ

Мы оформляем акты приёма-передачи на каждую партию автоматически: промышленная стирка спецодежды от 256 ₽/кг, прачечная для юрлиц с договором и закрывающими.