Чеклист для снабженца, тендер-менеджера и юриста. Закрывает 90% проблем, которые всплывают через 3-6 месяцев после старта работы с подрядчиком: «у них нет журналов температур», «акт сверки не бьётся», «руководитель оказался номинальным», «партия пропала и страховки нет».
Используйте до подписания договора. Если поставщик не даёт 5+ пунктов из списка, это не «коммерческая тайна», а красный флаг. Реальный подрядчик с лицензией и оборудованием отдаёт большинство пунктов в течение 1-2 рабочих дней.
Чеклист универсальный. Подходит для любого поставщика стирки и химчистки спецодежды в России, не только для Хлорки.
Блок 1. Учредительные и юридические (пп. 1-5)
1. Свежая выписка из ЕГРЮЛ или ЕГРИП (не старше 30 дней)
Зачем: проверить что юрлицо живое, не в стадии ликвидации, виды деятельности (ОКВЭД 96.01 «Стирка и химическая чистка текстильных и меховых изделий») заявлены официально. Бесплатно скачивается на egrul.nalog.ru.
2. Копия паспорта руководителя (1-я страница и регистрация)
Зачем: подтвердить, что договор подписывает реальный человек, а не номинал. Сверить ФИО с выпиской ЕГРЮЛ. Если подписант по доверенности, запросить доверенность с правом подписи именно по данному договору.
3. Решение/протокол о назначении генерального директора
Зачем: убедиться что подписант имеет полномочия от собственников. Особенно важно для тендеров 44-ФЗ и 223-ФЗ, где налоговая проверка контрагента входит в обязательные процедуры.
4. Свидетельство ИНН и ОГРН (или лист записи)
Зачем: основные реквизиты для бухгалтерии, проверка статуса налогоплательщика через service.nalog.ru. Параллельно проверить отсутствие в реестре недобросовестных поставщиков (РНП) на zakupki.gov.ru.
5. Карточка предприятия с полными реквизитами
Зачем: ИНН, КПП, ОГРН, юр. и фактический адреса, банк, расчётный счёт, БИК, корр. счёт, ОКПО, ОКВЭД, контакты бухгалтерии и руководителя. Сравнить юр. адрес с адресом производства из пункта 13. Расхождение нормально, но должно объясняться.
Блок 2. Договорная база (пп. 6-9)
6. Типовой договор оказания услуг или аренды (МНР, СИЗ, аутсорсинг)
Зачем: посмотреть условия до встречи, выслать своему юристу на правку. Нормальный поставщик отдаёт шаблон в Word или PDF в первый же день. Если только «приходите, обсудим лично», это затягивание процесса.
7. Образец акта оказанных услуг и счёта-фактуры
Зачем: проверить что формы соответствуют вашим требованиям бухгалтерии (детализация по позициям, единицы измерения, НДС или УСН, реквизиты). Особенно важно при больших объёмах: акт «услуги оказаны на сумму Х» без расшифровки бухгалтерия не примет.
8. Образец первичной заявки или универсального передаточного документа (УПД)
Зачем: понять как фиксируется передача партии в стирку и обратно. Кто подписывает, в скольких экземплярах, как считаются количества (штуки, кг, комплекты). От этого зависит вся учётка и претензионная работа.
9. Регламент работы с претензиями и порчей изделий
Зачем: что делает поставщик если вещь порвалась, села, изменила цвет. Сроки рассмотрения, размер компенсации (рыночная стоимость, остаточная по бухучёту, фиксированный лимит). Без письменного регламента все споры превращаются в эмоции.
Блок 3. Технологические (пп. 10-14)
10. Перечень программ стирки с температурными режимами
Зачем: разные ткани требуют разных программ (хлопок 60-90°C, полиэстер 40°C, мембранные ткани 30°C с особыми средствами). Запросить таблицу: тип изделия → программа → температура → дозировка химии → время. Это основа технологической дисциплины.
11. Журнал контроля температур и циклов (форма ведения)
Зачем: проверить что поставщик реально фиксирует параметры каждой загрузки. По ГОСТ Р 56398-2015 для медицины и пищёвки журналы обязательны. Достаточно показать форму и одну страницу за прошлый месяц, без раскрытия чужих клиентов.
12. Список используемой химии с паспортами безопасности (MSDS/ПБ)
Зачем: убедиться, что моющие и пятновыводители сертифицированы (Ecolab, Diversey, Christeyns, отечественные аналоги). Для пищевого производства и медицины нужны средства с допуском для контакта с кожей и пищевыми поверхностями. ПБ выдаёт производитель химии.
13. Адрес производства и возможность очного визита
Зачем: 30% «поставщиков стирки» это посредники, которые отдают объём на чужое оборудование. Это удлиняет цепочку, размывает ответственность за порчу, увеличивает срок возврата. Реальный подрядчик пускает на производство без вопросов (по предварительной записи и с СИЗ).
14. Перечень и марки промышленного оборудования
Зачем: понять что у поставщика реально стоит. Стиральные машины Electrolux, Miele Professional, Imesa, Kannegiesser, отечественный Вязьма дают разные классы качества. Минимальная загрузка от 25 кг для производства с приличным объёмом. Бытовые стиралки на 7 кг = не B2B.
Блок 4. Финансовые и налоговые (пп. 15-18)
15. Банковские реквизиты с подтверждением от банка
Зачем: справка из банка об открытии счёта с печатью или скан с банк-клиента. Сверить с карточкой предприятия. Защита от мошенников, которые присылают договор с одними реквизитами, а в дополнительном письме просят оплату «на новый счёт».
16. Справка об отсутствии задолженности перед бюджетом
Зачем: запрашивается у налоговой через ЛК налогоплательщика, выдаётся бесплатно за 5 рабочих дней. Долги перед бюджетом = риск ареста счёта = риск что ваш аванс зависнет.
17. Бухгалтерская отчётность за последний год (по запросу)
Зачем: для крупных контрактов от 1 млн ₽/год имеет смысл посмотреть бухбаланс и отчёт о финрезультатах. Бесплатно качается с bo.nalog.ru или резерв-копия с e-ecolog.ru. Если выручка поставщика 2 млн ₽/год, а вы хотите ему отдать контракт на 5 млн, это несоразмерность.
18. Налоговый режим (ОСН, УСН доходы или доходы минус расходы, патент)
Зачем: ОСН с НДС нужен если ваша компания на ОСН и принимает НДС к вычету. УСН выгоднее по цене, но без НДС. Патент у ИП ограничен по выручке (60 млн ₽/год). Несовпадение режимов = либо переплата, либо потеря вычета.
Блок 5. Контроль качества (пп. 19-21)
19. Фото- или видеоэкскурсия по производству
Зачем: если визит невозможен (другой город, режимный объект), запросить видео или фото с указанием даты. Видно реальное оборудование, чистоту цеха, систему сортировки чистого и грязного потока. Стирка с пересечением потоков = эпидемиологический риск.
20. Минимум 3 отзыва или рекомендательных письма от действующих клиентов
Зачем: с контактами для проверки. Нормальный поставщик даёт 2-3 номера телефонов своих клиентов, которые подтвердят что работают полгода-год. Если «у нас все под NDA», это повод задуматься.
21. Сертификаты и протоколы испытаний (если применимо)
Зачем: для медицины нужна Декларация о соответствии ТР ТС или СГР, для пищевого производства протоколы по СанПиН 2.3/2.4.3590-20. Для обычной спецодежды (стройка, склад) формально не требуется, но наличие добровольной сертификации ISO 9001 или собственного протокола отстирываемости даёт большой плюс.
Блок 6. Сервисные и операционные (пп. 22-25)
22. Полис страхования ответственности и грузов
Зачем: подтверждает что в случае порчи партии или пропажи фуры поставщик компенсирует ущерб через страховую, а не за счёт собственного оборотного капитала (которого может не быть). Лимит ответственности по одному страховому случаю должен покрывать ваш средний месячный объём.
23. Минимальный объём заказа, периодичность, логистика
Зачем: понять подходит ли поставщик под ваш масштаб. Минимальный заказ от 50 кг или 200 единиц подходит для среднего и крупного клиента. От 10 кг для малого. Логистика: чей транспорт, кто грузчик, есть ли сменный фонд (чистая партия выдаётся при сдаче грязной).
24. Режим работы при ЧС, эпидемии, отказе оборудования
Зачем: что делает поставщик если у него сломалась стиральная машина, отключили воду, ввели карантин. Есть ли резервный цех или партнёр-дублёр. Договор должен включать пункт о форс-мажоре с конкретными действиями обеих сторон (не общая отписка).
25. Контакт операционного менеджера 24/7 и эскалация
Зачем: ФИО, телефон, email менеджера, который ведёт ваш контракт. Кто заместитель на время отпуска. К кому обращаться если основной менеджер не отвечает 2 часа в рабочее время. Без эскалации проблема может висеть неделю на одном человеке, который заболел.
Как использовать чеклист
Этап 1, до КП. Отправить поставщику в свободной форме: «Готовим тендер на стирку спецодежды, оцениваем 3-5 подрядчиков, пришлите пожалуйста пп. 1, 6, 13, 20». Эти 4 пункта дают первое впечатление за 1-2 рабочих дня.
Этап 2, перед подписанием. Запросить оставшийся пакет (пп. 2-5, 7-12, 14-19, 21-25). Нормальный срок сбора 5-7 рабочих дней. Если поставщик «забывает» 3-4 пункта подряд после двух напоминаний, это сигнал.
Этап 3, аудит после первых 3 месяцев. Перепроверить пп. 11 (журналы), 19 (производство), 25 (эскалация). Реальная картина обычно отличается от КП.
Что делать если поставщик отказывается давать пункты
Часть пунктов поставщик может закрыть со ссылкой на «коммерческую тайну» (бухотчётность с детализацией, список всех клиентов, точная себестоимость). Это нормально и законно.
Но если отказ касается пп. 1, 5, 10, 11, 13, 15, 22, это уже не тайна, а признак что поставщик либо посредник без производства, либо работает в серую, либо не ведёт нормальный учёт.
Запросите письменный отказ с указанием причины. В 80% случаев пункт после этого находится.
О Хлорке
Чеклист подготовлен Хлоркой, B2B-химчисткой спецодежды в СПб и ЛО. 10+ лет на рынке, 200+ корпоративных клиентов, обработка от 15 000 единиц в месяц.
Мы готовы отдать любому потенциальному клиенту все 25 пунктов в течение 3 рабочих дней. Запросите пакет: hi@chlorka.ru или через форму на chlorka.ru.
Если выбираете другого поставщика, этот чеклист всё равно поможет. Полезно когда подрядчик надёжный, не только когда это мы.